Comment avez-vous vécu votre dernier départ au sein d’une entreprise ? Êtes-vous parti avec le badge de l’entrée de l’immeuble ? Avez-vous eu un pot de départ avec vos collègues ? Avez-vous dû faire face aux bouderies d’un boss qui a pris votre démission comme une trahison ? Autant d’éléments qui ont un impact significatif sur la façon dont vous perceviez l’entreprise. Pourtant, l’offboarding n’est pas autant évoqué que l’onboarding. Cela signifie-t-il pour autant qu’il est moins important ? Il est bon de garder à l’esprit que le process peut soutenir aussi bien votre marque employeur que vous pousser à améliorer l’expérience collaborateur.
Retour sur le principe de l’offboarding
Comme vous vous en doutez, le concept est né outre-Atlantique. Pendant de l’onboarding, il vise à suivre un processus d’accompagnement du départ d’un salarié. Cela concerne aussi bien une démission, que la fin d’un CDD, qu’une rupture conventionnelle ou qu’un licenciement.
Pourquoi l’offboarding est souvent laissé de côté ?
Dans un premier temps, cela s’explique par le fait que le départ d’un employé soit souvent considéré comme un échec. Au lieu de prendre en considération le travail et le temps consacré à l’entreprise par l’employé, le manager peut exprimer une gêne ou un ressentiment qui ne l’invite pas à prendre le départ de l’employé de manière proactive.
En sus, les entreprises considèrent que l’offboarding est une perte de temps ou d’argent et ne souhaitent pas investir dans le processus. Le manque d’intérêt pour le départ d’un employé trahit une vision à court-terme de la gestion des ressources humaines.
A quoi sert un offboarding ?
L’objectif principal de l’offboarding est d’éviter que l’organisation du travail ne soit impactée de manière négative, ou qu’un départ ne démoralise trop les équipes. L’offboarding a donc pour rôle de fluidifier les aspects administratifs et opérationnels d’une équipe et d’assurer la continuité de l’activité.
De plus, un offboarding bien défini a aussi pour objectif de maintenir une réputation favorable de l’entreprise, voire de préserver la marque employeur. Un ancien collaborateur mécontent aura tôt fait de faire mauvaise presse une fois sorti de la structure. Au contraire, un collaborateur qui quitte l’entreprise avec un bon ressenti sera plus apte à revenir travailler dans la même structure. C’est ce qu’on appelle un salarié boomerang. Ainsi, 70 % des salariés seraient prêts à revenir quand ils ont bénéficié d’un processus d’offboarding (Enquête IGS).
Pourtant, seules 30% des entreprises ont indiqué avoir un processus d’offboarding selon Les Echos Start.
Quelles sont les étapes d’un bon offboarding ?
Dans l’idéal, un offboarding doit répondre à un parcours qui permet d’éviter tout flottement dans le cadre du départ. Cela concerne aussi bien les parties organisationnelles, sociales, qu’administratives.
Organiser le départ en le dédramatisant
Il convient dans un premier temps de remercier le collaborateur pour le travail effectué pour l’entreprise. Valoriser le temps investi dans l’entreprise est un bon moyen de faire en sorte de rester en bons termes avec la personne sur le départ, et donc de mettre en valeur sa marque employeur. Même si le collaborateur quitte l’entreprise car il y a eu des problèmes d’intégration, de performance ou que le lien ne s’est pas créé, il convient de ne pas entretenir de conflits qui ruineraient l’ambiance, réduiraient la confiance des collaborateurs.
Pour dédramatiser, il convient aussi de communiquer sur le départ. Faire preuve de transparence conserve la confiance des collaborateurs. Les départs font partie de la vie normale d’une entreprise et ne doivent donc pas être un tabou. Vous pouvez même organiser un événement commun pour marquer le départ.
Préparer la transmission des tâches
Dans le cadre du départ, il est important de favoriser la continuité de l’activité. Préparer les documents de suivi principaux. Si un remplacement n’est pas prévu dans l’immédiat ou arrive plus tard, organisez-vous avec votre équipe pour les tâches restantes. Un manque d’anticipation pourra engendrer aussi bien du stress qu’une surcharge de travail.
Les impératifs administratifs et matériels
Cette partie opérationnelle est parfois sous-estimée ! Il est cependant important que ces détails soient réglés pour éviter que le collaborateur se sente délaissé. Quand rendre le matériel par l’entreprise et comment ? Quels sont les spécificités juridiques de la fin d’un contrat ? Quels sont les droits ouverts ? Le collaborateur a-t-il des accès qu’il doit partager au reste de l’équipe ou que vous devez supprimer ? Est-ce qu’il y a des accords de confidentialité et de non-concurrence ?
Faire le point sur la période passée en entreprise
L’étape immanquable est de faire le point sur les missions passées et le passage en entreprise. En effet, même un collaborateur qui aura passé peu de temps au sein de votre structure pourra faire un partage d’expérience et donner des axes d’amélioration organisationnels. L’expérience collaborateur est un élément essentiel dans votre rôle, et un collaborateur sur le départ aura plus de facilité à aborder des sujets délicats.
L’offboarding se travaille avec autant de soin et de minutie qu’un onboarding. N’hésitez pas à préparer une feuille de route pour dessiner un parcours de départ adapté, qui soit valorisant pour votre collaborateur sur le départ et vous permette de tirer tout le potentiel de la situation. En effet, un ancien mécontent n’hésitera pas à abimer votre réputation. Il peut également vous donner des indices pour repérer les déficits organisationnels et relationnels au sein de votre équipe, ainsi que pointer des axes d’amélioration.